Vodič
Arhivska knjiga: obrazac, sadržaj i rok za dostavljanje
Kako pravno lice evidentira dokumentarni materijal, određuje nadležni arhiv i priprema prepis arhivske knjige za prethodnu godinu.
Arhivska knjiga je evidencija celokupne arhivske građe i dokumentarnog materijala koji nastaju u radu. Ne vodi se kao spisak svakog pojedinačnog računa. Dokumentacija se grupiše po godinama, klasifikacionim oznakama i kategorijama sa rokovima čuvanja, uz podatak gde se nalazi. Računovodstvena arhiva jeste deo dokumentacije firme, ali arhivska knjiga obuhvata i ugovore, odluke, kadrovsku, pravnu i drugu poslovnu dokumentaciju.
Šta je važno da znate
- Najpre odredite koji javni arhiv je nadležan prema sedištu i proverite njegova aktuelna uputstva, obrasce i način dostavljanja.
- Arhivska knjiga se vodi u kontinuitetu od nastanka stvaraoca. Ne otvara se nova numeracija za svaku godinu.
- Dokumentacija se grupiše prema listi kategorija sa rokovima čuvanja. U knjigu se upisuje kategorija i količina, ne sadržaj svakog računa ili ugovora.
- Upis obuhvata lokaciju na kojoj se dokumentacija čuva. Za elektronsku dokumentaciju navode se odgovarajući podaci o formatu, obimu i mestu čuvanja.
- Prepis za prethodnu godinu dostavlja se do 30. aprila. Uz prepis se priprema prateći dopis i potpis odgovornog lica prema uputstvu nadležnog arhiva.
- Lista kategorija, interni akti i imenovanje odgovornog stručnog lica predstavljaju odvojene obaveze koje treba proveriti, a ne zameniti samom tabelom arhivske knjige.
- Knjigovođa može da pomogne da se identifikuje računovodstvena dokumentacija i rokovi njenog čuvanja, ali ne raspolaže automatski kadrovskom, pravnom i operativnom arhivom firme.
- Brisanje ili uništavanje dokumentacije ne radi se zato što je istekao interni rok bez provere postupka i saglasnosti koja je potrebna prema arhivskim propisima.
| Element | Svrha | Ko daje podatke |
|---|---|---|
| Lista kategorija | Grupiše dokumentaciju i rokove čuvanja | Odgovorno lice uz stručnu pomoć arhiva |
| Pregled dokumentacije | Utvrđuje godine, vrste i količine | Svi sektori firme |
| Lokacije čuvanja | Pokazuje gde se materijal nalazi | Lice zaduženo za arhivu i IT |
| Arhivska knjiga | Kontinuirana evidencija grupa dokumenata | Odgovorno lice za dokumentarni materijal |
| Prepis i dopis | Godišnje dostavljanje nadležnom arhivu | Odgovorno lice i zastupnik |
Kako mi to radimo
- 01 Odredite nadležni arhiv Preuzmite njegovo uputstvo i proverite da li prihvata papirnu ili elektronsku dostavu i koje priloge traži.
- 02 Uredite kategorije i odgovornosti Povežite dokumentaciju sa listom kategorija, rokovima čuvanja, lokacijama i licem zaduženim za postupak.
- 03 Popišite dokumentarni materijal Unosite hronološki po godinama i kategorijama, sa količinom i lokacijom, bez navođenja sadržaja svakog dokumenta.
- 04 Dostavite prepis Pripremite potpisan prepis i prateći dopis do 30. aprila, prema tehničkom uputstvu nadležnog arhiva.
Česta pitanja
Da li se u arhivsku knjigu upisuje svaki račun?
Ne. Dokumentarni materijal se grupiše po godinama, klasifikacionim oznakama i kategorijama. Upisuju se količina i lokacija grupe, a ne sadržaj svakog pojedinačnog dokumenta.
Da li Excel može da se koristi?
Istorijski arhiv Beograda navodi da se arhivska knjiga može voditi u elektronskoj tabeli uz redovnu zaštitnu kopiju. Obrazac i način dostavljanja treba uskladiti sa nadležnim arhivom.
Koji je rok za dostavljanje?
Prepis arhivske knjige za dokumentarni materijal iz prethodne godine dostavlja se najkasnije do 30. aprila tekuće godine.
Da li knjigovođa može sve da popuni?
Knjigovođa raspolaže računovodstvenim dokumentima, ali firma ima i pravnu, kadrovsku, tehničku i drugu dokumentaciju. Odgovorno lice u firmi mora da objedini podatke iz svih delova poslovanja.
Da li je arhivska knjiga isto što i arhiviranje računa?
Nije. Arhivska knjiga je opšta evidencija dokumentarnog materijala. Čuvanje računa je jedan deo šireg sistema upravljanja dokumentacijom.
Zvanični izvori
Propisi, rokovi i postupci na ovoj stranici provereni su prema izvorima nadležnih organa.
- Uputstvo za vođenje arhivske knjige Istorijski arhiv Beograda
- Pravilnik o obrascu arhivske knjige i Obrazac AK Ministarstvo kulture
Kako osnovati firmu
Vodič kroz osnivanje firme u Srbiji: izbor pravne forme, registracija u APR i prve obaveze.
Pročitajte višePaušalac, preduzetnik ili d.o.o.
Pregled tri pravne forme u Srbiji (paušalni preduzetnik, preduzetnik na poslovne knjige i d.o.o.) upoređene po odgovornosti, oporezivanju, knjigovodstvu i kapitalu, da biste izabrali formu koja vam se najviše isplati.
Pročitajte višeOtvaranje firme za strance
Poseban postupak za strane osnivače: dokumentacija, APR, fizički KES, banka i obavezan dolazak u Srbiju.
Pročitajte višeTražite novog knjigovođu?
Pošaljite pravnu formu, broj zaposlenih i okviran broj dokumenata. Odgovaramo u roku od jednog radnog dana.